Организация концертов. Инструкция по применению

Новости и события - Новая реальность Event

Подготовка и организация концертных мероприятий осуществляется на тех же основах, что и организация других зрелищных событий, таких как футбольные матчи или спортивные фестивали, но имеет ряд отличительных особенностей. Помощь в таких сложных вопросах часто оказывают концертные промоутеры - профессиональные организаторы такого рода мероприятий.

Первой стадией общения артистов и промоутера всегда являются переговоры, в рамках которых намечаются предварительные договоренности. Главное - само желание артистов участвовать в концертах, их видение масштабов будущего зрелища, в ответ на которое со стороны организатора поступают уже конкретные предложения о месте проведения концерта, возможных вариантах организации рекламной компании, о возможности заключения договоров с билетными агентами, решении технических и бытовых вопросов, связанных с участием артистов в концерте. На выбор концертной площадки оказывает влияние ожидаемый масштаб мероприятия, его музыкальный формат, зрительская аудитория, плата за аренду зала, технические возможности площадки для реализации спецэффектов. Выбор же гостиницы зависит личных предпочтений и финансовых возможностей артистов.

Особое внимание должно уделяться работе со средствами массовой информации, которая всегда начинается с пресс релиза, после чего формируется команда спонсоров из различных СМИ. В данном случае очень многое зависит от связей с представителями этих медиа-компаний, так как информационная поддержка в рамках целевой аудитории является залогом того, что билеты будут реализованы.

Любые мелочи, связанные с организацией концерта, должны быть обязательно учтены в процессе предварительных переговоров и отражены в общем плане подготовки концерта. В данном документе обязательно указываются исполнители той или иной задачи связанной с мероприятием, а также личная ответственность каждой из сторон. Количество подписываемых документов прямо пропорционально масштабу концерта и выбору площадки для его проведения. В рамках плана планируемого мероприятия обычно составляется и подписывается целый пакет документов, таких как договор аренды зала, договор с билетным агентством, договор с артистом, договор о рекламной поддержке, договор с радиостанцией, предоставляющей информационную поддержку, договор с компанией, занимающейся арендой номеров в отеле, договор с фирмой, занимающейся организацией трансфера и логистики и другие виды договоров.

Зачастую организация концертного мероприятия проводится в условиях некоторой определенности в силу прямого влияния на него человеческого фактора. От концертного промоутера помимо некоторой доли авантюризма требуется умение ориентироваться в рынке зрелищных мероприятий, умение анализировать существующую ситуацию и делать правильные выводы, ну и, конечно, удача. Организатор концертных мероприятий должен обладать предпринимательскими способностями, уметь преподнести планируемое мероприятие так, чтобы у каждого потенциального клиента - зрителя - возникло желание купить билет. Ведь именно от этого зависит, будет ли оплачен труд этого человека. По договору организатору концерта, как правило, никто из артистов не платит, эта статья просто не бывает предусмотрена в бюджете мероприятия. Если концерт организуется не на спонсорские средства, то организатор вкладывает в данный концерт не только свой труд и энергию, но и свои деньги. И вернуться ли они обратно с некоторым количеством прибыли будет зависеть тоже только от него.